Paragraaf Bedrijfsvoering

Hybride werken
April 2023 is het project Hybride werken opgeleverd. Dit betekent concreet het volgende:
Thuiswerken

• Faciliteiten (bureaustoel/schermen en thuiswerkvergoeding) zijn uitgeleverd.
• Werkplekonderzoeken worden aangeboden en de hulp van arbodeskundigen kan worden ingeschakeld indien noodzakelijk/gewenst.

Herinrichting kantoorconcept

• Het voormalig bedrijfsrestaurant is omgeturnd naar een multifunctionele ruimte met een warme uitstraling en aantrekkingskracht om elkaar te ontmoeten. Tevens zijn extra overleg- en ontmoetingsruimtes gerealiseerd om sneller en integraler samen te werken aan maatschappelijke en politieke vraagstukken.
• De 19 ^e verdieping is aangepast naar een meer representatieve ontvangst- en inspiratieruimte die multifunctioneel en meer efficiënt kan worden ingezet.
• De “toren” is opnieuw heringericht waarbij de aantallen primaire werkplekken gebaseerd zijn op een werkplekfactor van 0,5 fte. Tevens wordt met de voorzieningen in de multifunctionele ruimtes en met thuiswerken een meer complete werkomgeving gefaciliteerd voor onze medewerkers.

Momenteel vindt er een evaluatie plaats met de gebruikers en wordt daar waar nodig bijgestuurd.

Nieuwbouw Dagelijks Beheer (gemeentewerf)
In februari 2022 heeft de gemeenteraad een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld voor de nieuwbouw van de huisvesting van dagelijks beheer (nieuwe gemeentewerf). In het tweede kwartaal van 2022 is gestart met milieuonderzoeken, asbestonderzoek, flora- en faunaonderzoeken en de toetsing aan de stikstofrichtlijnen. Parallel hieraan is het concept programma van eisen opgesteld. Het programma van eisen is met de gebruikers afgestemd en er hebben referentiebezoeken plaats gevonden bij andere gemeenten in Overijssel.

De impact van het programma van eisen is ook besproken met Twentemilieu. De huisvesting van Twentemilieu voldoet niet meer aan de huidige eisen ten aanzien van arbo en duurzaamheid. Daarmee liggen er mogelijkheden om de huisvesting te combineren met de bestaande nieuwbouw en het gehele terrein opnieuw in te richten. Hiermee kan een efficiencyslag worden doorgevoerd en kan een oplossing worden gevonden voor de mobiliteitsproblematiek bij het wegbrengen van afval. Naar aanleiding van deze afstemming heeft Twentemilieu de nadrukkelijke wens uitgesproken om mee te liften met de nieuwbouw. Twentemilieu is bereid om hiertoe een langdurig huurcontract aan te gaan. In de eerste helft van 2023 zijn de wensen van Twentemilieu met betrekking tot de huisvesting en herinrichting van de milieustraat in relatie tot circulariteit in beeld gebracht, inclusief de financiële consequenties. Gezamenlijk is er een nieuw programma van eisen opgesteld, gezamenlijk voor de Turfkade 17 en 15. Momenteel is de massastudie in de afrondende fase, zodat daadwerkelijk wordt gekeken of het complete programma van eisen past op de percelen. Na afronding van dit onderzoek wordt deze afweging en (consequenties voor het) programma van eisen ter besluitvorming voorgelegd aan het college en de gemeenteraad. De verwachting is dat dit in Q2 2024 wordt opgeleverd.

Huisvesting wijkaccommodaties
In 2022 is een onderzoek gestart naar de wijkaccommodaties, waarbij gekeken wordt hoe wij in de toekomst het dagelijks beheer, exploitatie en wijze van subsidiëring vorm willen geven. In 2023 is een visie 'gemeentelijke wijk- en dorpsaccommodaties Almelo' opgesteld. Deze visie is op 07 november 2023 in de raad vastgesteld.

Op basis hiervan is verder gegaan met de uitwerking van de visie:
- Inzichtelijk maken van de financiële stromen. Naar verwachting wordt dit begin Q2 2024 opgeleverd.
- Herijken van de wijze van subsidiëring en toekenning hoogte van subsidie. Dit wordt in Q2 2024 opgeleverd.
- Op 06 februari 2024 heeft het college besloten om het dagelijks beheer en exploitatie van de zes wijkaccommodaties in eigendom van de gemeente, maar in beheer bij Accres te gaan inbesteden. 31 december 2024 moet de uitvoering van dit besluit ingeregeld zijn.
 
Interne Dienstverlening
De doelstelling is de gehele interne dienstverlening naar een hoger niveau te brengen waarin:

• Beleving en klantgerichtheid hoog in het vaandel staat;
• De medewerkers moeten zich trots en veilig voelen in de werkomgeving;
• Medewerkers worden optimaal gefaciliteerd om de opgave van de stad vorm te geven.

Om dit te bereiken is besloten om drie separate projecten op te tuigen:
1. Serviceplein,
2. pre- en onboarding en
3.digitale werkplek.

Serviceplein
In 2023 zijn de voorbereidingen gestart tussen de teams HR, ICT en FZ, met als doel om 1 januari 2024 van start te gaan met het Serviceplein: één centrale plek waar medewerkers met alle vragen terecht kunnen.

De insteek van het serviceplein is onder andere het bevorderen van de onderlinge samenwerking tussen de teams, waarbij de focus ligt op het IDU (instroom, doorstroom, en uitstroom) proces. 
Het jaar 2024 wordt als pilot gebruikt, waarbij in Q3 2024 de evaluatie plaatsvindt.

Pre- en onboarding
In het jaar 2023 heeft de voorbereiding plaatsgevonden om een passend onboardingsprogramma op te stellen voor nieuwe medewerkers bij de gemeente Almelo.
Het doel hiervan is om een eenzijdig, duidelijk beleid te creëren als het gaat om de start van de nieuwe medewerker. Als uitkomst is een basisprogramma opgesteld, met een duur van 3 maanden, waarin allerlei activiteiten en trainingen zijn opgesteld waaraan de nieuwe medewerker deelneemt. Met dit programma kan de nieuwe medewerker goed 'landen' in de organisatie, het team en de opgave waarvoor zij zijn aangenomen.
In 2024 wordt hier een verdere invulling aangegeven om de activiteiten uit te breiden met o.a. een avond politiek en een platform voor e-learnings / filmpjes en webinars.

Digitale werkplek
Het doel van een digitale werkplek is het realiseren van een startpagina, zodat de medewerker overal kan beschikken over hun eigen data; op kantoor, onderweg en thuis. Door één plek waar alles op te zien is, maakt het werken makkelijker, efficiënter en zal de productiviteit verhogen, maar ook de werkbeleving positief versterken. Het streven is om te starten op 1 september 2024 met de uitrol van de digitale werkplek.