Paragraaf Bedrijfsvoering

Rapportering in paragraaf bedrijfsvoering 
Zoals in het controleprotocol is opgenomen, wordt in de paragraaf bedrijfsvoering een overzicht opgenomen van de geconstateerde fouten boven de (individuele) rapporteringsgrens van 150.000 euro. Daarnaast wordt opgenomen welke maatregelen er genomen worden om deze fouten in de toekomst te voorkomen. 
In onderstaande tabel is een cumulatief overzicht opgenomen van geconstateerde rechtmatigheidsfouten over 2023.

Bedragen x 1.000 euro

1. Begrotingscriterium

Overzicht van de lasten van de hoofdtaakvelden

In het overzicht van de hoofdtaakvelden is af te lezen dat uitsluitende hoofdtaakveld 4 Onderwijs een overschrijding laat zien. Hierdoor is er een fout voor de begrotingsrechtmatigheid ontstaan van 172.000 euro.
Dit saldo is ontstaan door hogere lasten voor leerlingenvervoer. Vanaf schooljaar 2023 / 2024 is er een nieuwe aanbieder voor het leerlingenvervoer geselecteerd. De financieringssystematiek is gewijzigd van ritprijzen naar kilometerprijzen, wat negatief uitpakt voor het leerlingenvervoer.

Maatregel ter voorkoming:
In de slotrapportage een doorrekening maken van de kosten van leerlingenvervoer.

Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

De investeringskredieten zijn beoordeeld op overschrijdingen van het vastgestelde krediet per einde 2023. Daaruit blijkt dat er een cumulatief bedrag van 492.000 euro is overschreden waardoor er een begrotingsrechtmatigheidsfout is ontstaan.

Maatregel ter voorkoming.
In de slotrapportage een doorrekening maken van de overschrijdingen.

2. Voorwaardecriterium

Bij de controle op het voorwaardecriterium  is een aantal fouten geconstateerd met betrekking tot Europese aanbestedingen. Deze fouten tellen op tot 7,382 miljoen euro en bestaan uit de volgende fouten.

1. Inhuur onrechtmatige inkoop    5,597 miljoen euro
2. ICT onrechtmatige inkoop      1,083 miljoen euro
3. Overige onrechtmatige inkoop   0,702 miljoen euro

In onderstaand overzicht is opgenomen welke maatregelen door de verbijzonderde interne controle worden voorgesteld om deze fouten in de toekomst te voorkomen.  

1. Zorg voor een adequate dossiervorming in het zaaksysteem van de inkooptrajecten (inclusief contract/ verlenging);
2. Het invoeren van een InkoopStartFormulier (o.a.  met de geschatte opdrachtwaarde) en het opnemen van een gedocumenteerde raming van de inkoopwaarde met een koppeling aan het passende inkooptraject; 
3. Zorg voor vermelding van een UIT-nummer bij de betalingen en controleer of de juiste UIT-nummers worden gebruikt (zonder juist UIT-nummer geen betaling van facturen); 
4. Werken met een verplichtingenadministratie; 
5. Meer aandacht voor contractmanagement waaronder ook beheer uitnutting van raamcontracten; 
6. Meer aandacht vragen voor inkopen conform het inkoopbeleid van de gemeente Almelo (richtlijnen voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse inkoop); 
7. Duidelijke omschrijving van de betaling, geen combinatie omschrijvingen (bijvoorbeeld onderhoud sportpark en maaiwerkzaamheden); 
8. Het verankeren van de rol van de inkoopadviseurs binnen het inkoopproces; 
9. Samenvoegen van vergelijkbare inkoop onder raamcontracten; 
10. Meer aandacht voor contractbeheer met aandacht voor o.a. looptijd en inzet verlengingsopties.

Bovenstaande maatregelen worden door het college opgepakt in samenhang met de ontwikkelingen vanuit het nieuwe financiële systeem, teneinde de onrechtmatigheid komende jaren te verkleinen. 

3. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium geeft een onrechtmatigheid van 456.000 euro. Dit betreffen allen opgelegde fraudevorderingen in het kader van verstrekte uitkeringen welke op basis van de kadernota rechtmatigheid 2023 verplicht moeten worden gemeld. In de kadernota rechtmatigheid is hierover namelijk opgenomen: Wanneer misbruik van overheidsgelden is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden.  

Juist door het nemen van maatregelen is deze fout geconstateerd en moet dit bedrag als bruto fout meegenomen worden in de tabel van de rechtmatigheidsverantwoording.