3.9.3 Wat hebben we gedaan?
De openbaarheidsparagraaf is ontwikkeld en integraal vastgesteld door de raad in de Programmabegroting 2023. Nadat in 2022 is gestart met het concernproject implementatie Woo na een impactanalyse. Over 2022 is ook verantwoording afgelegd via de paragraaf Woo die in het wetsartikel 3.5 openbaarheidsparagraaf heet.
Vanuit het ‘Woo Meerjarenplan (VNG 22 april 2022)’ is de Woo ontrafeld in:
- Openbaar maken uit eigen beweging (actief openbaar maken)
- Openbaar maken op verzoek (passief openbaar maken)
- Informatiehuishouding op orde
- Organisatorische eisen
Actief Openbaar Maken (AOM), openbaar maken uit eigen beweging
Het ‘Woo Meerjarenplan’ en de brief van BZK 8 juli 2022 met eerste fasering met implementatiestrategie is gewijzigd, gebaseerd op 11 categorieën of 17 inclusief subcategorieën, voor alle bestuursorganen tegelijk. De fasering wordt vervangen door invoering per categorie. Ten eerste wordt in landelijke samenwerking in vier tranches de categorieën gedefinieerd. Medio 2023 is gestart en veel input is geleverd. De definitie wordt na ingebruikname en evaluatie vastgesteld via Koninklijk Besluit, dat de ingangsdatum aangeeft voor verplichte openbaarmaking. In de tweede plaats is bekend dat PLOOI (Platform Open OverheidsInformatie) is afgeketst en in 2023 vervangen door de Woo-index, zodat openbaarmaking werkelijk kan plaatsvinden. Dit wordt verder ontwikkeld met goede vindfunctie en koppelingen met sites van bestuursorganen.
Wat blijkt bij het starten van het definiëren dat de 17 categorieën (2 gelden niet voor gemeenten) bestaan uit besluiten en wel 13 van algemene strekking en 4 van specifieke strekking. In de tabel is dat ook in de laatste kolom toegevoegd. Nogmaals is de overlap onder de aandacht gebracht op landelijk niveau. De minister kan ook categorieën toevoegen en de gemeente kan volgens de omgekeerde “hot spot” thema’s al openbaar maken.
Het overzicht AOM toont dat er meer informatie beschikbaar is gesteld en ook de vindbaarheid via de eigen website is vergroot. Het landelijke platform ‘OpenRaadsinformatie’ (ORI) is weer actief, waarop van meer dan 250 gemeenten bestuurlijke besluitvorming is te vinden en van Almelo zowel van uw raad als uw college. Ook de besluiten van meerdere provincies en waterschappen staan gepubliceerd.
Om de verbinding te houden met landelijke definiëring zijn beide nummeringen van de categorieën opgenomen, de 11 in de eerste kolom van artikel 3.3 Woo en de 17 in de tweede kolom, voor het lid en onderdeel. In de derde kolom staat ‘wat’ eronder valt. De vierde kolom meldt of het openbaar wordt gemaakt via de Almelo website en de volgende of en via welke landelijke website het is. De laatste kolom vertelt of het een besluit van algemene of specifieke strekking is en de tranche van 0 tot en met 3 waarin de definities worden ontwikkeld.
Actief Openbaar Maken (AOM), Openbaar maken uit eigen beweging (ook in bijlage Woo uitgebreider)
Informatiecategorie | Lid-deel | Wat | Openbaar | Openbaar | Besluit |
|---|---|---|---|---|---|
1 Wet- en regelgeving | 1.a – 1 | Algemeen verbindende voorschriften en besluiten | Ja | Wep ORI WI | A T0 |
1.b – 2 | Overige besluiten van algemene strekking | Ja | Wep ORI WI | A T0 | |
1.c – 3 | Ontwerp regelgeving met adviesaanvraag en advies | Ja | Wep ORI WI | A T2 | |
2 Organisatiegegevens | 1.d – 4 | Inzicht organisatie met taken en bevoegdheden | Ja | Wep ORI WI | A T1 |
1.e – 5 | Bereikbaarheid organisatie en hoe informatie te krijgen | Ja | Wep ORI WI P2023 | A T1 | |
3 Raadsstukken | 2.a – 6 | Ingekomen stukken raad, geen individuele gevallen | Deels | ORI WI | A T3 |
2.b – 7 | Vergaderstukken Staten Generaal | n.v.t. | n.v.t. | A T0 | |
2.c – 8 | Openbare vergaderstukken, verslagen raad en organen | Ja | ORI WI P2023 | A T1 | |
4 Bestuursstukken | 2.d – 9 | Openbare agenda’s & besluitenlijsten van college B&W | Ja | ORI WI | A T2 |
5 Adviezen van adviescolleges | 2.e – 10 | Adviezen met adviesaanvragen | Nee, tenzij bij besluit | Tenzij dan ORI | A T2 |
6 Convenanten | 2.f – 11 | Convenanten van bestuursorgaan met andere partij | Nee, tenzij bij besluit | ORI P2023 | A T1 |
7 Jaarplannen en -verslagen | 2.g – 12 | Jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen | Ja | ORI WI | A T3 |
Subsidieverplichting | 2.h – 13 | Verplichtingen tot subsidies zonder beschikking, min. BZ | n.v.t. | n.v.t. | S T3 |
8 Woo-verzoeken | 2.i – 14 | Schriftelijke verzoeken, beslissingen en verstrekte informatie | Ja | ORI WI P2023 | S T1 |
9 Onderzoeken | 2.j – 15 | Op verzoek bestuursorgaan gemaakte onderzoeksrapporten | Nee, tenzij bij besluit of reken-kamer | Dan ORI | A T2 |
10 Beschikkingen | 2.k – 16 | Beschikkingen volgens de Algemene wet bestuursrecht | Nee | o.a. Wep | S T3 |
11 Klachten | 2.l – 17 | Schriftelijke oordelen in klachtprocedures als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht | Nee | Nee | S T2 |
- Openbaar Almelo site = via de website van de gemeente en via iBabs.
- Wep = Wet elektronische publicaties, via Overheid.nl, met Gemeenteblad, aparte software en handelingen.
- ORI = openraadsinformatie.nl https://zoek.openraadsinformatie.nl ca. 265 gemeenten aangesloten
- WI = Woo-index, is er i.p.v. PLOOI = platform open overheidsinformatie dat is afgeketst. De verplichting treedt fasegewijs na Koninklijk Besluit in werking.
Passief Openbaar Maken (POM), openbaar maken op verzoek
Informatieverzoek (Woo) staat zoals samengevat nu op de home-page van de website van de gemeente https://almelo.nl zodat direct zelf kan worden gezocht naar informatie. Lukt dat niet dan is bellen met de contactpersoon mogelijk, is de informatie nog niet openbaar dan is via een knop ‘doe een informatieverzoek’ de vraag aan te geven. Ook de al openbaar gemaakte Woo-besluiten en documenten naar aanleiding van Woo-verzoeken zijn via een link te bekijken.
De behandeling van Woo-verzoeken staat ook in het ‘Woo Meerjarenplan’. De werkwijze Woo-verzoek is aangepast en nu komt het aan op vastlegging, zoals datum besluit of contact opgenomen met verzoeker, zodat de informatie over het al dan niet afhandelen binnen de daarvoor geldende termijn beschikbaar kan komen. Het overzicht toont dat het aantal ontvangen Woo-verzoeken was gepland op 40 en werkelijk op 35 is uitgekomen, waarvan er 27 zijn voltooid. Binnen de wettelijke termijn kan zijn, binnen 4 weken, binnen 6 weken vanwege uitstel, of de termijn die is afgesproken met de Woo-verzoeker. De informatie is niet eenduidig. Vastgesteld is dat van de 35 verzoeken 40% binnen 6 weken is afgehandeld en van de 27 behandelde verzoeken zijn er 52% (14) binnen 6 weken behandeld. Het contact opnemen met de verzoeker is essentieel vanwege de menselijke maat en met 34% van de verzoekers is contact opgenomen. In de kolommen na de gemeente staan de landelijke streefpercentages na het jaar van inwerkingtreding.
Passieve openbaarmaking
| Gemeente Almelo | Landelijk streefpercentage na inwerkingtreding Woo | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Plan 2023 | Jaarverslag 2023 | Een jaar | Twee jaar | Vijf jaar | ||
Aantal Woo-verzoeken ontvangen jaarlijks | 40 | 35 | ||||
Behandeld door gemeenten binnen de in de wet gestelde beslistermijn, in % | 50% | 40% - 52% | 60% | 80% | 100% | |
Het aantal waarbij contact is met verzoeker over precisering, prioritering en behandeltermijn, schriftelijk bevestigen, in % | Nog niet geregistreerd | 34% | 20% | 40% | 50% | |
Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding ACOI.nl onderzocht de ervaringen van journalisten met de Woo-verzoeken. https://ACOI.nl het adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding, bracht 19-1-2023 een chatadvies uit. https://www.open-overheid.nl/instrumenten-en-diensten/publicaties/2023/11/29/social-media-archivering-whitepaper. Uitgebreide aanpak voor Sociale Media archivering 29-11-2023.
De Woo borgt het recht van inwoners op informatie van de overheid. Belangrijke aanbevelingen uit de onderzoeken om daaraan te voldoen zijn:
- contact opnemen met de verzoeker en samenwerken
- informatievoorziening op de voortgang voor aandacht en sturing van het management
- de vindbaarheid van de informatie vergroten, door archivering en openbaar maken uit eigen beweging
- digitaal machine leesbaar opslaan volgens FAIR-principes: Findabel, Accessible, Interoperable, Reusable.
Voor het openbaar maken van informatie moeten naast de duurzame digitale toegankelijkheid de documenten AVG- en Woo-proof worden. In 2023 is de anonimiseringssoftware versie 2.0 uitgerold met training. Door uitzonderingsgronden toe te passen op de documenten met laksoftware worden deze daarna met het besluit verstrekt aan de verzoeker en indien toegestaan openbaar gemaakt. Van de 27 Woo-verzoeken zijn er 9 openbaar gemaakt. Meer aandacht voor de zoekslag in het besluit volgt in 2024.
Informatiehuishouding Op Orde
Wereldwijd heeft digitalisering ervoor gezorgd dat iedereen zijn eigen postkamer is geworden. Alleen het archiveren is nog niet geleerd. De regeringscommissaris informatiehuishouding heeft daarvoor veel aandacht gegenereerd omdat het belang van openbare informatie een goede archivering noodzakelijk maakt, die voorziet namelijk ook in vernietigen. Zoals veelvuldig in de publiciteit is gekomen is een ‘document’ volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) ook wel informatieobject steeds diverser zoals: teksten, geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten, sociale media en films. Vaak kan de gemeente niet bij de opslagplaats van de ‘informatieobjecten’ zodat er een kopieerslag die arbeidsintensief is moet plaatsvinden. Daarvoor zijn bruikbare adviezen ontwikkeld hoe daarmee om te gaan.
Voor dit onderdeel 'informatiehuishouding op orde’ is bij het opstellen van de openbaarheidsparagraaf voor de begroting 2023 geïnventariseerd welke criteria uit het ‘Woo-Meerjarenplan (VNG 22 april 2022)’ van belang zijn. Deze zijn opgenomen in onderstaande overzicht. In de kolom 'Gemeente Almelo Plan 2023:' staat het jaar waarin wordt verwacht dat de uitvoering wordt afgerond. Het realiseren kan enkele jaren in beslag nemen vandaar dat er vijf à acht jaar voor staat. Eind 2023 is de Raadsbrief (RAAD-2307951) ‘verbeterplan informatiebeheer 2023’ aangeboden. Daarin wordt ook de “hot-spot” monitor genoemd voor “thema’s met cultuur-historische waarde”, die niet worden vernietigd. Die zouden ook via de omkering direct openbaar kunnen worden gemaakt, zie onder AOM.
De e-depot voorziening, voor duurzaam behoud van digitale documenten, is regionaal verkend. De keuze hierin vraagt om een heldere visie vanuit de organisatie. De selectielijsten zijn verplicht voor digitaal vernietigen, het proces is in gang gezet waarbij ongeveer 15 verschillende applicaties in beeld worden gebracht, waarvan er twee selectielijsten kunnen genereren en dus digitaal vernietigen. Het beheer op het archiveren van email-, chat en sociale media, is in ontwikkeling. Voor email-archivering is in 2022 een selectielijst ontwikkeld. Anticiperend op de landelijk ontwikkelingen voor het Rijk[1] met belangrijke richtlijnen, ontstaat het beleid en beheer zoals het voor Almelo kan worden georganiseerd, voor alle disciplines gezamenlijk. De uitvoerbaarheid is een belangrijke succesfactor voor de borging en kwaliteit van de archiefvormende werkzaamheden die continu aandacht behoeft. Het ‘verbeterplan informatiebeheer 2023’ is juist eerder gereed, zodat de voortgang in beeld blijft.
De landelijke streefpercentages in het overzicht bij de laatste drie kolommen, geven de verwachtingen over de implementatie in percentages ten opzichte van alle Nederlandse gemeenten. In het kader van het interbestuurlijk toezicht houdt de provincie via het Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht 2023 een vinger aan de pols op de uitvoering van de Archiefwet. (https://overijssel.databank.nl/jive/jivereportcontents.ashx?report=kaartbeelden)
Informatiehuishouding op orde
Eis aan informatiehuishouding Inwerkingtreding 1 mei 2022 | Gemeente Almelo | Landelijk streefpercentage na inwerkingtreding Woo | |||
|---|---|---|---|---|---|
Plan 2023 | Jaarverslag 2023 | Een jaar | Twee jaar | Vijf jaar | |
Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening | Regionaal e-depot Plan 2024 | Regionaal in ontwikkeling | 10% | 30% | 100% |
Binnen de applicaties zijn selectielijsten geïmplementeerd. Aantal applicaties X | Plan 2025 | 13% | 20% | 50% | 75% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering | Plan 2023 | Anticiperen landelijke ontwikkeling | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | Plan 2023 | Anticiperen landelijke ontwikkeling | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staan, hoe het beheer is geregeld) | Plan 2024 | 10% | 25% | 50% | 80% |
Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | Plan 2025 | Gereed RB 32435 | 50% | 75% | 90% |
Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatie- object metagegevens gekoppeld (ook alles dat openbaar is) | Plan 2026 | 30% | 40% | 75% | 90% |
De Organisatorische Eisen
De aanpak van Almelo voor de Woo heeft landelijk navolging gekregen via het delen van de bestuurlijke besluitvorming, zoals in deze paragraaf die ook als plan van aanpak werkt en het geven van presentaties. De kennisdeling is uiteraard wederkerig met andere gemeenten, provincies en waterschappen evenals met de VNG, iBestuur en ministeries als BZK en OCW. Een kleine projectorganisatie is actief. Eerst is PLOOI (Platform Open OverheidsInformatie) afgeketst, het was te complex, niet duurzaam en staatsrechtelijk een vreemde constructie. Daarvoor in de plaats is de Woo-index gekomen. Voor zover de informatiecategorie beschikbaar is in Almelo zijn we daarop aangesloten. De toetsing aan de hand van de vast te stellen definities zal nog later daarop plaatsvinden. Landelijk worden daarvoor infographics gemaakt zodat dit visueler communiceert, eenduidige data levert en bijdraagt aan transparantie. De Woo-index wordt voorzien van vindsoftware die alle digitale documenten kan doorzoeken die zijn aangesloten. Ook ORI wordt daarvoor geschikt gemaakt. Raadsleden kunnen evenals inwoners daardoor besluitvorming van andere gemeenten ook eenvoudig zoeken en vooral vinden, mits de goede zoekwoorden worden toegepast.
Voor de organisatie is de e-learning Woo een concreet product dat dankzij samenwerking is ontwikkeld door het projectteam en in 2024 kan worden gevolgd. Het richt zich ook op de cultuurverandering die de Woo met zich meebrengt. Het sluit aan op de e-learning iBewust die verplicht is gevolgd. Daarnaast is door het gezamenlijk ontwikkelen van de definitie per informatiecategorie zicht ontstaan op de inhoud. Welke processen daarbij horen. Hoe de informatiehuishouding (met document management systeem (DMS)) daarop kan aansluiten, is de vraag? In 2023 is de anonimiseringssoftware versie 2.0 uitgerold met training. Via interne communicatie komen regelmatig berichten over de Woo-ontwikkelingen. Jaarlijks in de maand mei volgt de vooruitblik en terugblik bij 1 jaar en straks 2 jaar Woo. Wat levert het al op, wat leren we ervan en van elkaar, met welke slimme technische oplossingen vereenvoudigen we de invoering?
Het ‘Woo Meerjarenplan’ monitort ook via de prestatie indicatoren in het overzicht De organisatorische eisen. De percentages geven net als bij voorgaande overzichten de landelijke verwachting weer van alle gemeenten op die onderdelen.
De organisatorische eisen
Eis aan organisatie Woo-implementatie | Gemeente Almelo | Landelijk streefpercentage na inwerkingtreding Woo | ||
|---|---|---|---|---|
Plan 2023 | Jaarverslag 2023 | Een jaar | Twee jaar | |
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op PLOOI, dat wordt vooralsnog een verwijsindex met een zoekfunctie, eigen website belangrijk | PLOOI nog niet operationeel | Woo-index aangesloten, als beschikbaar | Onbekend | Onbekend |
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op PLOOI ten aanzien van vier categorieën:
| Medio 2023 | Ja | ||
Gemeenten hebben een verantwoordelijke c.q. projectleider voor de implementatie Woo | Start 2022 | Ja | 20% | 50% |
Gemeenten hebben een projectplan om de Woo te implementeren | Ja in 2022 | Ja | 60% | 80% |
ORI = openraadsinformatie.nl https://zoek.openraadsinformatie.nl ca. 265 gemeenten aangesloten
PLOOI = platform open overheidsinformatie dat is afgeketst. De verplichting treedt fasegewijs na Koninklijk Besluit in werking.
WI = Woo-index, is er i.p.v. PLOOI